L’École nationale des chartes organise en 2012 un cycle de formation intitulé « Archive numérique : un parcours à travers administrations et entreprises ». Cette formation a pour objectif d’appréhender concrètement les systèmes mis en œuvre dans les différents domaines de la pérennisation de l’information numérique et ainsi de mieux comprendre ce que recouvrent les nombreux mots-clés employés par les différents acteurs, à travers les fonctionnalités et organisations mises en place. Elle s’articule en deux temps : un parcours de visites sur six sites (du 9 février au 13 septembre 2012) permettant de découvrir durant une journée des systèmes et services d’archivage numérique ; cinq journées de formation académique sur le sujet qui seront assurées par le groupe Pérennisation de l’information numérique (association Aristote) et auront lieu du 12 au 16 novembre 2012 à l’École nationale des chartes.

Archive numérique : un parcours à travers administrations et entreprises

Objectifs

Les termes de gestion électronique de documents, « records management », coffres-forts numériques, archivage numérique, préservation de l'information numérique sont employés dans différents environnements, de la part de divers acteurs et ils correspondent selon les cas, à des réalités différentes suivant les besoins et les enjeux commerciaux, juridiques ou encore organisationnels. On retrouve cette polysémie dans le paysage normatif également contrasté et difficilement compréhensible de prime abord.

Par ailleurs, le caractère éphémère des technologies numériques rend la question de la conservation de l'information numérique plus sensible.

Toutefois, les mots clés dans la plupart des contextes, sont les suivants :

Authentification, enregistrements,  gestion des versions, gestion des durées de conservation, plan de classement, modèles de données, métadonnées, traçabilité, duplication/réplication, intégrité, sécurité, interopérabilité, format d'échanges.

Dans d'autres contextes, plus rares (les institutions patrimoniales, les grands organismes scientifiques ou d'enseignement supérieur...), la planification de la préservation est pensée spécifiquement avec les mots clés suivants : contrôle et identification des formats d'encodage des données, surveillance des supports, migrations des supports, migrations des formats, stratégie d'émulation...

L'objectif de cette offre de formation est par conséquent d'appréhender concrètement les systèmes mis en œuvre dans ces domaines et ainsi de mieux comprendre ce que recouvrent ces termes à travers les fonctionnalités et organisations mises en place. Dans ce cadre, l'appréhension des contextes de mise en œuvre et notamment l'articulation avec les projets de dématérialisation à proprement parler est cruciale. Pour ce faire, la formation se déroule en deux temps.

• parcours de visites sur cinq sites permettant de découvrir durant une journée des systèmes et services d'archivage numérique (terme global recouvrant l'ensemble des cas de figures) par des présentations, démonstrations, dialogues avec les concepteurs et utilisateurs de ces systèmes expliquant le projet initial, son périmètre, ses enjeux, la mise en œuvre du système et du service, ses réussites et limites, les enseignements qui en sont tirés. Ce parcours de visites est varié, puisque les services mis en place concernent aussi bien des administrations (État, collectivités territoriales), des établissements publics, des services publics ou privés d'archives, des établissements relevant de l'enseignement supérieur, des bibliothèques, des entreprises privées....

Ce parcours de visites commencera par une présentation de l'offre actuelle du marché par l'un des plus grands groupes français en matière de systèmes d'information : gestion électronique de documents, records management, archivage numérique, préservation sur le long terme...

• et enfin cinq journées de formation académique sur le sujet qui seront assurées par le groupe Pérennisation de l'information numérique (association Aristote) qui propose depuis 5 ans des formations sur l'archivage numérique.

Public concerné

• Chefs de projet dématérialisation, GED, records management, archivage numérique ;
• Éditeurs de logiciels et consultants travaillant dans ces domaines ;
• Responsables qualité, records managers, archivistes, documentalistes du secteur public et privé, juristes ;
• Informaticiens concernés par tout projet de ce domaine.

Programme, dates et lieux

Cycle de visites sur sites

9 février 2012

Les besoins face à l'offre existante et foisonnante en matière de gestion électronique de document, records management et archivage numérique, sous la direction de Karine Cuney et Laurent Nguyen-Van, société Atos, River Ouest, 80 quai Voltaire, 95877 Bezons Cedex

9 mars 2012

Exemples de système d'archivage numérique à la Poste, sous la direction de Anne Burnel, directrice. Service national des archives de la Poste, 44 boulevard de Vaugirard, 75015 Paris

5 avril 2012

La gestion documentaire dans le cadre de la R§D, sous la direction de Michel Cottin, records manager. Orange Labs, 38 rue du Général Leclerc, 92130 Issy les Moulineaux

11 mai 2012

Prise en charge et maintien de la preuve de documents signés électroniquement dans un contexte public, sous la direction de Céline Guyon. Conseil général de l'Aube, 2 rue Pierre Labonde, 10026 Troyes

13 juin 2012

L'archivage numérique probant à l'Institut national de la propriété industrielle (INPI), sous la direction de Valérie Marchal, responsable du pôle archives. ZAC de Mercières
8 rue Edouard Belin, 60200 Compiègne

13 septembre 2012

PAC, la plate-forme d'archivage numérique pérenne du centre international de l'enseignement supérieur (CINES), sous la direction d'Olivier Rouchon, Responsable Département Archivage et Diffusion. CINES, 950, rue de Saint Priest, 34097 Montpellier

Formation globale proposée par le groupe Pérennisation des informations numériques (en partenariat avec l'association Aristote)

12-16 novembre 2012

Pérennisation et communication de l'information numérique, sous la direction d'Olivier Rouchon,  Responsable Département Archivage et Diffusion au CINES et de Françoise Banat-Berger, professeur associée à l'École nationale des chartes. École nationale des Chartes, 19 rue de la Sorbonne, 75005 Paris

Pré-requis

néant

Responsable pédagogique

Françoise Banat-Berger, professeur associée à l'École nationale des chartes et conservateur général au service interministériel des Archives de France, sous-directeur chargé de la politique interministérielle et territoriale pour les archives traditionnelles et numériques.

Nombre de places

12 pour l'ensemble du parcours (cycle de visites et formation globale) ; 5 places supplémentaires pour les personnes qui désirent suivre uniquement la formation globale.

Coût

Les stagiaires pourront au choix :

• s'inscrire pour l'ensemble du parcours de formation (visites + formation globale) : le coût est de 1950 € pour les personnels de la fonction publique ; 3810 € pour les non fonctionnaires.

Ces prix comprennent les déjeuners pour les 6 journées sur sites. Les stagiaires se rendront sur les lieux des visites par leurs propres moyens.

• s'inscrire uniquement pour la formation proposée par le groupe PIN : le coût est de 975 € pour les personnels de la fonction publique ; 1950 € pour les non fonctionnaires

Contact

M. Thomas DEGHAYE, téléphone : +33(0)1.55.42.75.02

e-mail : etudes@enc.sorbonne.fr

La date-limite pour les pré-inscriptions est le

20 janvier 2012

Retourner le formulaire de préinscription à :

École nationale des chartes, Direction des études, 19 rue de la Sorbonne, 75005 Paris