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Archives and transparency, a citizen ambition

Archives et transparence, une ambition citoyenne

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Published on Thursday, July 05, 2018 by Céline Guilleux

Summary

La troisième édition du Forum des archivistes qui se déroulera à Saint-Étienne les 3, 4 et 5 avril 2019 sera l’occasion de dresser le bilan des pratiques archivistiques actuelles, à l’aune de la question de la transparence, et d’analyser les perspectives à venir, tout en favorisant le dialogue avec les utilisateurs des documents et données que les archivistes contribuent à conserver, ainsi qu’avec les autres professions qui participent à la production de l’information.

Announcement

Argumentaire

Lancé le 20 septembre 2011 à l’échelle mondiale, l’Open Government Partnership adoptait une déclaration pour un gouvernement ouvert qui soulignait en tout premier lieu l’importance d’une « action publique plus transparente et collaborative ». Au même moment, le gouvernement français travaillait à la mise en application de l’article 225 de la loi Grenelle II du 12 juillet 2010, qui imposait aux entreprises d’être plus transparentes sur leurs engagements en matière de responsabilité sociale et environnementale.

La transparence s’est imposée dans notre société des années 2010 comme un des parangons du progrès social. Impliquant un accès facilité aux informations produites par les personnes physiques ou morales, publiques comme privées, dans le cadre de leurs activités, l’obligation de transparence est directement liée au travail des archivistes. Du secteur privé ou du secteur public, chargés d’archives historiques ou de documents courants, ces derniers sont au cœur de la chaîne de transmission de l’information.

La base du travail de l’archiviste est depuis longtemps de mettre à disposition des informations, d’abord à destination de son employeur, puis du grand public, comme l’a très clairement affirmé à la Révolution la loi du 7 Messidor an II. Depuis lors, l’archiviste a accompagné le désir grandissant de la société d’accéder à une meilleure connaissance d’elle-même. Les archivistes ont été aux premières loges pour constater un renforcement de l’intérêt des individus pour un usage très personnel des archives.

La généalogie en est la traduction la plus ancienne et la plus visible, dont l’attrait ne se dément pas. Mais on voit également des lecteurs qui décident de rechercher plus d’informations sur l’histoire de leur maison ou de leur ville. Cette recherche individuelle peut aussi être motivée par un besoin juridique, souvent impérieux et urgent, de prouver un droit individuel.

Partant de la pratique de mise à disposition des documents en salle de lecture, les archivistes se sont pleinement emparés ces dernières années des progrès technologiques pour améliorer l’accès aux documents qu’ils conservent et s’en faire de véritables médiateurs. Ainsi, le numérique a été un facteur important pour donner aux archives une visibilité inédite, notamment par la mise en ligne d’archives numérisées et l’utilisation des réseaux sociaux.

Un saut qualitatif et quantitatif a été fait en matière d’accès : les archivistes donnent accès à beaucoup de données et documents en ligne et fournissent plus d’explications sur la manière de les retrouver. Les archivistes ont également pris des initiatives visant à démocratiser l’accès aux archives et à faire tomber les barrières socioculturelles qui le limitent (des services éducatifs et de médiation à des initiatives plus originales, comme les jeux sous forme d’enquêtes policières dans les archives).

Mais la transparence promue aujourd’hui n’est pas sans limite. La question se pose de l’équilibre à trouver entre ses bénéfices et la protection de certains secrets, dont l’utilité est reconnue par la loi. Cette frontière délicate à trouver, qu’exprimait déjà l’article 4 de la Déclaration des droits de l’Homme et du citoyen (« La liberté consiste à pouvoir faire tout ce qui ne nuit pas à autrui »), les archivistes ont conscience de son histoire, qui ne date pas des débats d’aujourd’hui. La première loi française sur les archives depuis la Révolution a précisément émergé au tournant des années 1978 et 1979, accompagnée des législations garantissant l’accès aux documents administratifs et la protection des données à caractère personnel. Agent institutionnel chargé d’appliquer le droit, l’archiviste a été aussi dans ce contexte le gardien du temple, protecteur des secrets.

Cette position a pu mettre les archivistes en porte-à-faux avec le besoin de la société, sans cesse réaffirmé, de disposer – durablement et de plus en plus directement – de sources d’informations riches et complètes, couvrant tous les aspects d’une époque donnée afin de pouvoir rechercher la vérité. Le débat actuel autour de la notion d’archives essentielles et la consultation du ministère de la Culture « Archives pour demain » montrent bien la persistance de ce besoin. La complexité du travail de l’archiviste, de ses contraintes et de ses méthodes, souvent mal connues du grand public, ont pu également renforcer le soupçon qu’il cachait quelque chose.

Aujourd’hui, accéder à l’information, ce n’est plus seulement pouvoir rechercher la vérité, c’est aussi un moyen d’agir efficacement au quotidien. Comme le numérique, encore plus via nos smartphones, nous permet un accès permanent et immédiat à l’information, il a fait naître une soif d’usages quotidiens nous permettant de mieux maîtriser notre environnement. Le mouvement de l’open data en est la manifestation la plus visible, dont l’articulation avec le travail des archivistes reste à concrétiser.

Ce récit succinct du rôle des archivistes dans l’histoire de la transparence soulève déjà des interrogations et mériterait d’être approfondi à de multiples endroits. Mais on perçoit également une évolution même de ce que recouvre la transparence, sous l’effet de la « désintermédiation » prétendument permise par le numérique. L’archiviste, comme d’autres acteurs de la production, de la conservation et de la transmission des sources d’information (dirigeants publics et privés, informaticiens, historiens, sociologues, ethnologues, data scientists, lanceurs d’alerte, journalistes, hommes politiques…), voit son rôle de tiers de confiance remis en cause par des usagers de plus en plus variés.

Même s’il s’agit d’un forum professionnel d’archivistes, il serait particulièrement intéressant que cet événement ne soit pas seulement l’occasion d’une réflexion sur les pratiques professionnelles archivistiques, mais également d’un partage avec les usagers et avec les professions qui participent de la production de l’information dans notre société, afin de croiser les analyses et les expériences.

Pour traiter l’ensemble de ces sujets, le comité scientifique a identifié trois questions, chacune déclinée en trois axes (pour découvrir en détails les problématiques couvertes par chacun des axes, nous vous invitons à consulter le document de réflexion produit par le comité scientifique).

Question n°1 : Quels sont les besoins de la société civile en matière d’archives ?

  • Axe 1.1 : Rechercher la vérité.
  • Axe 1.2 : Maîtriser la vie quotidienne.
  • Axe 1.3 : Mieux se connaître.

Question n°2 : Comment l’archiviste donne-t-il accès aux archives ?

  • Axe 2.1 : Les efforts des archivistes pour mieux faire connaître leurs fonds et les innovations en ce sens…
  • Axe 2.2 : … mais la persistance de la méconnaissance de l’« atelier de l’archiviste ».
  • Axe 2.3 : Le travail des archivistes face aux défis du numérique.

Question n°3 : Le droit garantit-il l’équilibre entre la transparence et la protection des autres intérêts, particuliers et général ?

  • Axe 3.1 : Le droit de l’accès aux archives et de la diffusion des informations.
  • Axe 3.2 : Les droits limitatifs de l’accès aux archives ou de la diffusion de l’information.
  • Axe 3.3 : Le droit de la confiance dans la sincérité des moyens du numérique.

Que puis-je proposer comme intervention ?

Vous pouvez proposer des interventions classiques, réparties en trois catégories (« connaissance », « réflexion et débat », « retour d’expérience »), des posters ou des ateliers.

L’appel est ouvert jusqu’au 15 septembre 2018.

Exposé de connaissances

Proche d’un cours, ce type d’intervention doit permettre aux participants d’améliorer leurs connaissances sur tel ou tel axe du Forum.

Retour d’expérience

Le Forum doit être un moment de partage de bonnes pratiques au sein de la profession d’archiviste. En permettant la présentation de projets réalisés concrètement en lien avec le thème du forum, les retours d’expérience en sont le moyen privilégié.

Débat d’idée

Le sujet de la transparence ouvre sur de nombreuses controverses et doit permettre le dialogue avec les usagers et les professions-partenaires. Confronter les idées et les expériences est donc incontournable !

Ce type d’intervention devra obligatoirement rassembler plusieurs personnes ou se traduire par une table-ronde.

Table-ronde

  • La table-ronde est une forme d’organisation possible des retours d’expérience ou des débats d’idée.
  • Elle doit rassembler au plus 3 intervenants en plus du modérateur, pendant une durée de 30 min maximum.
  • Le rôle du modérateur est important car il est garant du fait qu’il s’agisse véritablement d’un échange entre les participants et non de la succession d’interventions individuelles.

Poster

  • Un poster consiste en un panneau unique exposant graphiquement un sujet. La présentation sera assurée par son auteur dans un espace ouvert au public où seront présentés tous les posters.
  • Au moins deux plages-horaires spécifiques seront dédiées dans le programme à la présentation des posters afin de garantir leur prise de connaissance par les participants et les échanges entre ceux-ci et les auteurs.
  • L’AAF sera ressource pour réaliser matériellement avec l’auteur les posters.

Atelier

  • Un atelier est une session de formation d’un petit groupe de participants à des techniques simples et utiles se traduisant par une réalisation concrète.
  • Si vous proposez d’organiser un atelier, vous vous engagez à assurer au moins deux séances d’une heure car le nombre de participants demeurera très limité (une quinzaine par séance).
  • L’AAF sera ressource pour mettre en œuvre ces ateliers.

Que dois-je préciser pour déposer ma proposition de contribution ?

Vous devez indiquer à quel axe se rattache votre intervention parmi les 9 identifiés par le comité scientifique, quelle durée vous serait nécessaire (15 ou 30 min, les temps d’échange étant prévus en plus) et si vous souhaitez faire l’intervention seul, à plusieurs ou en table-ronde. Même si le comité scientifique est conscient qu’une intervention peut se trouver à mi-chemin entre plusieurs axes, il est important de la rattacher à un axe dominant : cela aide le comité à garantir l’équilibre entre les axes et les différents types d’intervention et, si votre contribution est sélectionnée, cela facilitera l’orientation des participants.

En cas d’interventions à plusieurs, celui qui propose l’intervention devra indiquer combien il envisage de rassembler d’intervenants et proposer des noms d’intervenants pressentis. Le comité scientifique pourra ensuite apporter sa contribution pour faciliter le contact avec les intervenants.

Comment le comité scientifique va-t-il choisir les contributions ?

Le comité scientifique choisira les contributions en fonction de critères qualitatifs au premier chef desquels la pertinence et l’intérêt de la proposition par rapport au thème.

En outre, le comité veillera à l’équilibre entre les différents types d’interventions et les différents axes. Il se réserve le droit de demander des modifications dans votre proposition d’intervention, en concertation avec vous ou de solliciter lui-même des intervenants pour rééquilibrer le programme.

Pour un Forum portant sur la transparence du métier, le comité scientifique souhaite que des intervenants issus d’autres professions que les archivistes interviennent.

Argument

The 3rd Forum of Archivists, which is to take place in Saint-Étienne (France) from 3 to 5 April 2019, will be the opportunity to take stock of current archival practices, in respect of transparency issues, and to consider future prospects. It will also be a chance for discussions with users of the records and data that archivists are partly responsible for preserving, and with the other professions contributing to producing information.

The Open Government Partnership, which was officially inaugurated worldwide on 20 September 2011, included a declaration in favour of open government, in which emphasis was placed on the importance of “transparency and participation in public contracting systems”. At the time the French Government was also working on application of Article 225 of the Grenelle II Act of 12 July 2010, which required companies to be more transparent in their social and environmental accountability undertakings.

In our modern society, transparency is increasingly equated with social progress. The obligation to ensure transparency is synonymous with easier access to the information produced by individuals or entities in the public or private sector as part of their activities and has direct implications for the archiving profession. Whether they work for the private or the public sector, whether they handle historical archives or contemporary records, archivists constitute a vital link in the information transmission chain.

Archivists have long had the fundamental task of providing information, initially for their employers and later for the public at large. This was clearly stated at the time of the French Revolution in the 7 Messidor Year II Act. Since then, archivists have always been there to enable people to achieve their goal of better understanding the society in which they live. The profession was well placed to recognise the trend towards increasingly individual and personal use of archives at a very early stage.

The oldest and best-known example of this trend is genealogy, which has lost none of its popularity. But there are also those who are keen to discover more about the history of their homes or towns. Individual research may also be driven by people’s urgent and compelling need to demonstrate their legal rights.

At first, archivists made documents available in public reading rooms but, in recent years, they have taken advantage of technological progress to make the documents in their possession more easily available and confer on them a truly intermediary role. Digital technology has, for example, been a major factor in raising the profile of archives in unprecedented fashion, especially with the digital records placed on line and the use of social networks.

Enormous progress has been made in the standard and amount of information available: archivists can provide access to large quantities of data and documents on line and give more explanations about search methods and procedures. They have also taken the initiative in seeking to democratise access to archives and break down the social and cultural barriers that stand in the way (from education and intermediation to more original approaches such as detective challenges as an entertaining way of discovering the world of archives).

But the transparency favoured today is not without its limitations. There is a real issue as regards the conflict between the right to knowledge and the need to protect certain confidential information, for reasons acknowledged by the law. Striking the right balance is not easy, a point addressed by Article 4 of France’s 1789 Declaration of the Rights of Man and of the Citizen (“Liberty consists of doing anything which does not harm others »), and archivists are fully aware of the historical background to an issue that goes back way beyond contemporary debate. The first bill voted post-Revolution in France on archives dates back to the turn of 1978/1979 and was flanked by legislation to guarantee access to administrative documents and personal data protection. As public servants responsible for enforcing the law, archivists were also the guardians of the temple, the stalwart defenders of confidential information.

As a result, they often found themselves at odds with society’s demand for permanent and increasingly direct access to vast and extensive sources of information relating to all aspects of a given period in a bid to hunt out the “truth”, a demand that shows no sign of abating. Current discussions on the notion of “essential records” and the consultations initiated by the Ministry of Culture on “tomorrow’s archives” are clearly indicative of the unflagging nature of this demand. Ignorance of the complications of the archivist’s job, its constraints and methods, has reinforced the impression that archivists were keeping certain things under wraps.

Today, obtaining access to information is not just about trying to establish the truth, it is also about being able to achieve efficiency in our daily lives. Since digital technology, largely via our smartphones, gives us constant access to on-tap information, we are always looking for new everyday applications to help us better to control our environment. “Open data” is the visible part of the iceberg, and the interface between this and the archival profession still has to be formalised.

This brief account of the role of archivists in the history of transparency begs a number of questions and would be worth examining in greater detail in many regards. But there is also another phenomenon, namely that of the changing definition of transparency, driven by the “disintermediation” allegedly ascribable to digitisation. Archivists like other producers, curators and communicators of sources of information (public and private sector executives, information technologists, historians, sociologists, ethnologists, data scientists, whistle-blowers, the press, the politicians, etc.), are challenged in their role of trusted third parties by an increasingly varied range of users.

While this forum targets professional archivists, it would be particularly interesting if it could be more than just the chance to mull over professional archiving practices but also the opportunity to share with the users and representatives of those professions that produce information in our society, the occasion to compare and contrast our opinions and experience.

To address all these issues, the scientific committee has selected three questions, each sub-divided into three streams (for more details of the issues addressed in these three streams, please refer to the digest produced by the organising committee – in French only).

Question 1: What are civil society’s archival needs?

  • Stream 1.1: Discovering the truth
  • Stream 1.2: Better managing one’s daily life.
  • Stream 1.3: Self-discovery

Question 2: How do archivists provide access to archives?

  • Stream 2.1: Efforts undertaken by archivists to raise the profile of their collections and innovations in this connection…
  • Stream 2.2: … but continued ignorance about the “archival industry”.
  • Stream 2.3: The archiving profession and the challenges of digitisation.

Question 3: Does existing legislation ensure a balance between transparency and the protection of other general or more particular interests?

  • Stream 3.1: Right of access to archives and circulation of information.
  • Stream 3.2: Limits to the right of access to archives or to the circulation of information.
  • Stream 3.3: The right to be able to count on the trustworthiness of digital resources.

Those wishing to propose a contribution should complete the form which also provides explanations of the different types of contribution possible.

Deadline: september 15th, 2018.

Places

  • Centre de congrès - 23 rue Pierre et Dominique Ponchardier
    Saint-Étienne, France (42)

Date(s)

  • Saturday, September 15, 2018

Keywords

  • archive, droit, citoyen, transparence, législation, donnée, public, confiance, société, open data, accès, secret, numérique, histoire, information, gouvernance, association

Contact(s)

  • Alice Grippon
    courriel : forumdesarchivistes [at] archivistes [dot] org

Information source

  • Alice Grippon
    courriel : forumdesarchivistes [at] archivistes [dot] org

To cite this announcement

« Archives and transparency, a citizen ambition », Call for papers, Calenda, Published on Thursday, July 05, 2018, https://calenda.org/449906

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